Kommunarbetsgivarna.fi

Promemoria
Planering av arbetsskiftsförteckning i periodarbetstid enligt bestämmelserna
i arbetstidslagen och det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektiv-
avtalet (AKTA)
Tillämpning av systemet för periodarbetstid Hur en arbetsskiftsförteckning upprättas Att iaktta och ändra arbetsskiftsförteckningen 6.1 Arbetsgivarens rätt att av grundad anledning ensidigt 6.2 Ändring i arbetsskiftsförteckningen på den anställdes önskemål 6.3 Anteckningar om ändringar i arbetsskiftsförteckningen Faktorer att beakta när arbetsskiftsförteckningen upprättas 7.1 Verksamhetens behov/ändrade funktioner, personalens önskemål och möjligheter till flexibel arbetstid 7.2 Tid som räknas in i arbetstiden 7.3 Den ordinarie arbetstiden som utgångspunkt för planeringen 7.4 Principen om femdagars arbetsvecka 7.5 Sammanhängande arbetsskift och maximal skiftlängd 7.6 Antal nattskift 7.7 Penningersättningar och kompensationsledighet 7.8 Vilotider 7.8.1 Ledighet per vecka 7.8.2 Måltidsrast 7.8.3 Dygnsvila 7.9 Beredskapstid 7.10 Kompensationsledighet för nattarbete 7.11 Mertidsarbete 7.12 Övertidsarbete och maximiantal övertidstimmar 7.13 Möjlighet att ingå avvikande avtal Planering av arbetsskiftsförteckningen för en avbruten period 8.1 Allmänt 8.2 Definition av avbrott 8.3 Avbrott som man vet om på förhand muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
10 Förvaring av arbetstidshandlingar

Planering av arbetsskiftsförteckning i periodarbetstid enligt bestämmelserna i
arbetstidslagen i det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet (AKTA)
1 Inledning
Med anställd avses både tjänsteinnehavare och arbetstagare. Med kommun av-ses både kommuner och samkommuner, om inte något annat anges i texten. 1.1 Tillämpning av systemet för periodarbetstid Utgående från sin rätt att leda och övervaka arbetet väljer och beslutar arbetsgi-varen vilket arbetstidssystem de anställda ska följa. Vid beslutet ska arbetstids-lagen1 och det allmänna kommunala tjänste- och arbetskollektivavtalet beaktas. Grundregeln för periodarbetstid finns i 7 § i arbetstidslagen. Där bestäms på vilka arbeten arbetsgivaren får eller kan tillämpa periodarbete. I paragrafen nämns bl.a. sjukhus, hälsocentraler, daghem som håller öppet dygnet runt, vård-inrättningar, andra motsvarande inrättningar och hushållsarbete (hemservice)2. Till vårdinrättningar och andra liknande inrättningar hör t.ex. flyktingförläggning-ar, dygnetruntboende för handikappade, servicehus för äldre och liknande. Också i arbeten som nämns i 7 § i arbetstidslagen kan och bör man ändå till-lämpa allmän arbetstid enligt 6 § i arbetstidslagen (AKTA § 7) om arbetsgivaren inte har behov av att få nattarbete utfört eller regelbundet ordna arbetsskift på längre än 9 timmar.3 Kommunen ska välja det mest ändamålsenliga arbetstids-systemet med tanke på verksamheten och arbets-/tjänsteuppgifterna. Samtidigt ska kommunen beakta arbetsrådets (AR) utlåtande nr 2/1999 som begränsar ar-betsgivarens rätt att välja. Enligt arbetsrådet är allmän arbetstid enligt 6 § i ar-betstidslagen det system som i första hand ska tillämpas. Periodarbetstidssy-stemet förutsätter att arbetstidsarrangemangen i praktiken faktiskt avviker från systemet med allmän arbetstid. Inför en eventuell ändring av arbetstidsarrangemangen, t.ex. vid övergång från periodarbetstid till allmän arbetstid, ska den personal som berörs i god tid ges möjlighet att säga sin åsikt. Periodarbetstidssystemets mest karakteristiska drag är att den ordinarie arbets-tidens längd räknas i arbetsperioder (2–6 veckor) och att arbetsskiftens längd och arbetstiden varierar under de olika veckorna av arbetsperioden. Arbetspe-rioderna är i regel antingen två eller tre veckor långa. ------------------------------------------------------------- 2 RP 34/1996 rd, detaljmotiveringen till 7 §. 3 I AKTA 2012–2013 kap. III § 31 finns en bestämmelse om nattarbete i andra arbetstidsformer än periodarbetstid. Enligt bestämmelsen kan nattarbete beordras om skötseln av lagstadgade uppgifter förutsät-ter att arbetet utförs mellan kl. 23 och kl. 6, t.ex. inom socialjouren. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
I periodarbete har arbetstiden inte slagits fast per vecka eller per dygn. Beslut om hur arbetstiden och arbetsskiften ordnas, dvs. hur de ska fördelas på olika dagar och veckor, fattas av den chef som ansvarar för planeringen av arbetsti-den. Längden på arbetsperioden kan ändras så att den permanent eller tillfälligt avvi-ker från den gängse. Tillfälliga behov att ändra en arbetsperiod uppstår i prakti-ken t.ex. när söckenhelger/helgdagsaftnar, dvs. extra lediga dagar, ingår i en pe-riod och det behövs en längre arbetsskiftsförteckning för arrangemangen av ar-betet och verksamheten och för utjämning av den ordinarie arbetstiden. När ar-betsgivaren t.ex. vill beakta personalens önskemål om semester eller andra le-digheter kan det också bli aktuellt med längre perioder än normalt. För deltidsanställda kan arbetsgivaren ha godkänt en speciell indelning i arbets-
perioder och lediga perioder. I så fall ska arbetsperioden vara tillräckligt lång för
en utjämning till genomsnittlig arbetstid. För sådana deltidsarbetande upprättas
och används arbetsskiftsförteckningar av annan längd än den som används för
de heltidsanställda. För personer med t.ex. systemet 1 vecka arbete, 1 vecka le-
digt upprättas och används en arbetsskiftsförteckning på 2, 4 eller 6 veckor.
Inför eventuella ändringar av arbetstidsperioderna, t.ex. vid övergång från 6
veckors till 3 veckors arbetsperioder, ska den personal som berörs i god tid ges
möjlighet att säga sin åsikt. Arbetsperioden/utjämningsperioden kan genom lo-
kalt avtal ha en längd på högst ett år.4 Arbetstiden utjämnas till genomsnittlig or-
dinarie arbetstid under denna högst årslånga arbetsperiod/utjämningsperiod.
Arbetstiden planeras med hjälp av arbetstidshandlingar som arbetsgivaren upp-rättat på förhand, dvs. ett utjämningsschema för arbetstiden och en arbetsskifts-förteckning (34 och 35 § i arbetsavtalslagen och AKTA kap. III § 29 och 30). I AKTA kap. III § 29 bestäms i fråga om utjämningsschemat för arbetstiden att om den ordinarie arbetstiden har ordnats så att den utgör ett genomsnitt, ska det på förhand för de arbeten som är underställda arbetstidslagen upprättas ett ut-jämningsschema för arbetstiden minst för den tid under vilken den ordinarie ar-betstiden utjämnas till det föreskrivna genomsnittet. Av utjämningsschemat bör framgå utjämningsperioden, den ordinarie arbetstiden under respektive vecka och om möjligt de lediga dagarna. Om det är möjligt att upprätta en arbetsskifts-förteckning för hela utjämningsperioden, ersätter förteckningen utjämningssche-mat. I praktiken är utjämningsschemat och arbetsskiftsförteckningen alltså ofta samma dokument. Av utjämningssystemet kan t.ex. framgå att utjämningspe-rioden är tre månader (12 veckor 5och den ordinarie arbetstiden varannan vecka är 40 tim. och varannan vecka 36,50 tim.sammanlagt 12 x 38,25 tim. = 459,00 tim.). Arbetsskiften framgår närmare i arbetsskiftsförteckningen, som upprättas för en så lång period som möjligt, t.ex. för tre veckor i taget. -------------------------------------------- 4 AKTA kap. III § 3. Benämns allmänt årsarbetstid. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
När arbetsgivaren förbereder eller ämnar ändra utjämningsschemat för arbetsti-den ska förtroendemannen ges tillfälle att framföra sin åsikt. För genomgången av utkastet ska tillräckligt tid reserveras. De anställda ska i god tid underrättas om ändringar i utjämningsschemat för arbetstiden. 2 Hur en arbetsskiftsförteckning upprättas
För arbeten som omfattas av arbetstidslagen ska arbetsgivaren på förhand upp-rätta en arbetsskiftsförteckning (AKTA kap. III § 30), oberoende av arbetstidssy-stemet. Tidpunkterna när de anställdas ordinarie arbetstid börjar och slutar och de dagliga vilotiderna ska framgå av arbetsskiftsförteckningen. Dygnsvila och le-dighet per vecka behöver inte uttryckligen markeras i förteckningen eftersom de indirekt framgår av tidpunkterna när den ordinarie arbetstiden börjar och slutar6. Om övertidsarbete som uppkommit under tidigare arbetsperioder kompenseras med ledig tid bör antalet kompensationstimmar och förläggningen av dem an-tecknas i den fastställda arbetsskiftsförteckningen. (Kap. III § 15 mom. 4, se även 7.12.) Det är också motiverat att i arbetsskiftsförteckningen anteckna eventuell bered-skap som den anställde beordrats (typ av beredskap och när den börjar och slu-tar), bl.a. för att arbetsgivaren ska kunna kontrollera totalarbetstiden (t.ex. grän-sen för övertid), bundenheten till arbetet (bl.a. belastningsfaktorer, rättvis och ändamålsenlig fördelning av arbetet) och hur lediga dagar getts och tagits ut. Arbetsskiftsförteckningen ska upprättas på förhand för hela utjämningsperioden, om det inte är synnerligen svårt på grund av utjämningsperiodens längd eller det arbete som ska utföras. (Se. 1.3.1) Arbetsskiftsförteckningen ska i varje fall upp-rättas för en så lång period som möjligt. Dispenssektionen vid arbetarskyddsdistriktets arbetarskyddsnämnd kan bevilja befrielse från bestämmelserna i arbetstidslagen (t.ex. total eller partiell befrielse från skyldigheten att upprätta en arbetsskiftsförteckning, om en förteckning är synnerligen svår att upprätta på grund av arbetets oregelbundna natur, 36 § 1 mom. i arbetstidslagen). Dispenssektionen kan däremot inte bevilja dispens från AKTA bestämmelsen om skyldigheten att upprätta en arbetsskiftsförteckning. Däremot kan avtalsbestämmelsen frångås genom ett lokalt avtal enligt huvudav-talet. När arbetsskiftsförteckningen upprättas ska arbetsgivaren ge förtroende-mannen möjlighet att uttala sin åsikt ifall den anställde eller förtroendemannen kräver det (35 § i arbetstidslagen, AKTA kap. III § 30 mom. 1). 3 Arbetsskiftsförteckningens betydelse
Arbetsskiftsförteckningen är en offentlig handling som förutsätts både i arbets-tidslagen och tjänste- och arbetskollektivavtalet. På kommunalt anställda tilläm-pas AKTA kap. III § 30 mom. 1. Arbetsskiftsförteckningen är ett förordnande om arbetet, arbetstiden och arbetsskiften och anger när skiften börjar och slutar. ---------------------------------------------------------- 6 RP 34/1996 rd, detaljmotiveringen till 35 §. Se också punkt 7.8.1. 7 Se 1 kap. 1 § 1 mom. i arbetsavtalslagen (55/2001) och 4 kap. 17 § i lagen om kommunala tjänsteinnehavare (304/2003). 8 Se 42 § 3 mom. i arbetstidslagen och 47 kap. 2 § i strafflagen (578/1995 muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Förordnandet ges med stöd av arbetsgivarens rätt att leda och övervaka arbetet7. Arbetsgivaren får inte försumma sin skyldighet att upprätta arbetsskiftsförteck-ning. I 42 § i arbetstidslagen finns närmare bestämmelser om följderna av ar-betsgivarens arbetstidsförseelser.8 Den anställde ska följa arbetsskiftsförteckningen på samma sätt som andra före-skrifter om arbetet som chefen kan utfärda inom ramen för rätten att leda och övervaka arbetet. När en anställd bryter mot, avviker från eller underlåter att följa arbetsskiftsförteckningen är det fråga om försummelse av tjänste- /arbetsuppgifterna. Det är tillrådligt att nyanställda informeras om arbetsskiftsför-teckningen och dess betydelse Arbetsskiftsförteckningen är grunden för den arbetstidsbokföring som förutsätts i 37 § i arbetstidslagen och för löneräkningen, med andra ord ett intyg över bl.a. arbetade timmar, övertid, söndagsarbete samt utbetalda arbetstidsersättningar eller kompensationsledigheter. Förteckningen är dessutom ett dokument över händelser, vilket behövs t.ex. vid utredning av ansvarsfrågor. Arbetsskiftsförteckningen är ett redskap i styrningen av arbetskraften och lön-samheten, där bl.a. arbetskraftskostnaderna och principen om effektiv använd-ning av arbetstiden (AKTA kap. III § 1) ska beaktas; arbetstidsersättningarna kan t.ex. stiga till 20 procent av totallönen. Genom ändamålsenliga arbetstidsar-rangemangkan man få till stånd en effektiv och ändamålsenlig produktion av ser-vicen. 4 Arbetsskiftsförteckningens form
Enligt 35 § 2 mom. i arbetstidslagen ska arbetsskiftsförteckningen alltid upprättas skriftligt. Några andra villkor för formen finns varken i lag eller avtal. Arbetsskifts-förteckningen ska undertecknas som sig bör. Underskrifterna fungerar som en garanti för tillförlitligheten och är en form av kontroll och godkännande, som kan behövas för t.ex. lönebetalning och avgörande av tvister. Åtminstone följande underskrifter rekommenderas: - den som upprättar arbetsskiftsförteckningen (enhetens chef) undertecknar förteckningen innan den delges de anställda och kvitterar eventuella ändring-ar som senare görs i förteckningen (vad som är original och vad som är änd-ringar ska framgå). den anställde kvitterar arbetsskiftsförteckningen när perioden är slut (vid be-hov kan man även överväga kvittering då den anställde delgivits arbetsskifts-förteckningen). den ledande tjänsteinnehavaren (t.ex. ledande skötaren, överskötaren) eller chefen fastställer arbetsskiftsförteckningen när perioden är slut. I detta sammanhang (se också punkt 5) bör man även beakta de elektroniska programmen för arbetsskiftsplanering, dvs. elektroniska förteckningar (t.ex. MDTitania) och möjligheterna till elektronisk underskrift. Det är i dessa fall ändå viktigt att se till att de överenskomna underskrifterna görs och andra föreskrifter uppfylls, t.ex. hur förteckningen delges de anställda. Den som upprättar arbetsskiftsförteckningen ansvarar för att arbetet löper under perioden och gör de ändringar som är nödvändiga för verksamheten i förteck-ningen (se ändring av arbetsskiftsförteckningen, punkt 6). muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
5 Hur arbetsskiftsförteckningen delges
Arbetsskiftsförteckningen ska enligt 35 § 2 mom. i arbetstidslagen och AKTA kap. III § 30 mom. 2 delges den anställde skriftligt och i god tid, minst en vecka innan den arbetsperiod som avses i arbetsskiftsförteckningen börjar, oavsett arbetspe-riodens längd (2–6 veckor). Arbetsskiftsförteckningen ska läggas fram på ett så-dant ställe på arbetsplatsen att var och en som berörs av den har möjlighet att få den information den behöver9. Varje arbetsplats ska ha egna tydliga anvisningar för hur arbetsskiftsförteckning-en upprättas, godkänns och delges de anställda. Av anvisningarna bör framgå åtminstone följande: - vem som upprättar förteckningen (i allmänhet enhetens chef, t.ex. avdel- ningsskötaren eller någon annan som fått fullmakt för uppgiften av chefen) hur förteckningen upprättas (ansvaret ligger alltid hos chefen, som kan ge någon annan fullmakt att upprätta förteckningen, men som alltid ska ge an-visningar och slutligt kontrollera förteckningen) - de viktigaste principerna för hur förteckningen upprättas, bl.a. hur verksam- heten organiseras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt, utjämningspe-rioderna, längden på arbetsskiften/utjämningsledigheterna, kompensationsle-digheterna, beredskapssystemets inverkan, beaktande av de anställdas öns-kemål - hur arbetsskiftsförteckningen delges - hur förteckningen godkänns och fastställs, dvs. den lokala praxisen. I ovan nämnda anvisningar bör opartiskhet iakttas, dvs. principen om att be-stämmelser om arbetsdagen och vilotiderna om möjligt är lika för likartade arbe-ten. 6 Att iaktta och ändra arbetsskiftsförteckningen
Den arbetsskiftsförteckning som arbetsgivaren upprättar är bindande för båda parter. Arbetsgivaren har planerat arbetena och arbetsskiften så att servicen och funktionerna är tryggade genom rätt dimensionerad personal som befinner sig på rätt plats och i rätt tid. Utgångspunkten är att båda parterna följer arbetsgivarens arbetsskiftsförteckning och att den inte ändras. Från denna huvudregel kan undantag göras på tre olika grunder: 1) arbetsgivaren har rätt att t.o.m. ensidigt göra ändringar i en redan fastställd förteckning om det finns en grundad anledning till ändringarna, 2) med den anställdes samtycke kan arbetsgivaren ändra arbetsskiftsförteck-ningen av vilken orsak som helst, och 3) det kan också vara den anställde som vill ändra förteckningen, men arbetsgi-varen avgör om ändringen görs eller inte. ---------------------------------------------------------------------------- 9 Om arbetsgivaren använder ett elektroniskt system för arbetsskiftsplanering och en elektronisk lista ska för-teckningen ändå placeras på ett sådant ställe (t.ex. en anslagstavla) att alla som berörs av den har möjlighet att få den information som de behöver. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
6.1 Arbetsgivarens rätt att av grundad anledning ensidigt ändra arbetsskiftsförteckningen Huruvida det finns en grundad anledning att ändra arbetsskiftsförteckningen eller inte avgörs från fall till fall. Grundad anledning kan bl.a. vara a) t.ex. avvikelser i den normala mängden och typen av patienter/klienter, skiftande vårdbehov och betydande förändringar. Verksamhetsskäl kan betyda både att arbetet ökar eller att arbetet minskar 10. Arbetsgivaren har skäl att förbe-reda sig på situationer med mindre arbete genom att kartlägga möjligheterna att ge annat lämpligt arbete antingen på det aktuella arbetsstället eller på något an-nat arbetsställe inom kommunens verksamhetsområde. Om den anställde emel-lertid har hunnit inställa sig till sitt arbetsskift får arbetsgivaren inte längre ensidigt ändra arbetsskiftsförteckningen på grund av minskat arbete. b) arbetskraftsunderskott, som kan uppkomma bl.a. då anställda insjuknar eller då det uppstår andra, på förhand oförutsägbara avbrott i tjänsteutövning-en/arbetet (t.ex. trafikolyckor, influensaepidemier). Om en vikarie anställs för ti-den för någons sjukledighet, utgör sjukledigheten i allmänhet inte en grundad an-ledning att ändra arbetsskiftsförteckningen. I regel arbetar vikarien de skift som ursprungligen antecknats för den ordinarie anställde i förteckningen. Om man inte anställer någon vikarie under sjukledigheten och därmed blir tvungen att ändra arbetsskiften för andra anställda, kan det vara motiverat att också ändra den sjukskrivnes arbetsskift efter sjukledigheten. Arbetsskiftsförteckningen ska i så fall ändras så fort som möjligt efter att man fått besked om sjukledigheten och alla nödvändiga ändringar ska göras samtidigt. a) Om t.ex. tillräckligt med veckoledighet inte har planerats in eller om arbetspe-rioden redan från första början av misstag har planerats som för lång/för kort. Det gäller också situationer där besked om en sjukledighet har läm-nats efter att arbetsskiftsförteckningen delgetts, men ändå minst 5 dagar innan arbetsperioden börjar och ändringen inte genast har hunnit göras i arbetsskifts-förteckningen. b) När kompensationsledighet har planerats in i en period men den arbetstid som ledigheten utgör kompensation för av någon anledning inte fullgörs. Huvudregeln är att kompensationsledighet ges först efter att den arbetstid som kompenseras har fullgjorts, dvs. under följande arbetsperiod. (Se även kap. III § 25 mom. 5). Däremot utgör t.ex. varken det att arbetstimmar blir övertidsarbete eller det att arbetstimmarna i en fastställd arbetsskiftsförteckning underskrids inte i sig eller enbart en grundad anledning att ändra arbetsskiftsförteckningen. Om antalet ar-betstimmarunderskrids kan arbetsskiftsförteckningen med andra ord ändras när grunden för ändringen är verksamhetsskäl och inte enbart underskridning av an-talet arbetstimmar. --------------------------------------------------------------------------------------------- 10 Se arbetsdomstolens beslut AD 47/2007, artikel i tidskriften Kuntatyönantaja nr 6/2007 och KA:s cirkulär 13/2007. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Vid underskott av arbetstimmar kan arbetsgivaren fylla ut underskottet i den ordinarie arbetstiden med outnyttjad kompensationsledighet (se punkt 7.7). Om det inte finns oanvänd kompensationsledighet att utnyttja blir arbetsperioden ofullständig. Underskottet överförs inte till följande arbetsperiod att fullgöras som aktiv arbetstid och i personens lön görs inte heller avdrag för antalet timmar som saknas. Om arbetsskiftsförteckningen ändras ska arbetsgivaren försöka få den anställdes samtycke till detta. Om parterna inte når enighet om ändringen, görs endast såd-ana ändringar som är nödvändiga för verksamheten. Den som berörs av en änd-ring bör i alla händelser underrättas om ändringen och grunderna för den så snart som möjligt. 6.2 Ändring i arbetsskiftsförteckningen på den anställdes önskemål En orsak till ändring av arbetsskiftsförteckningen kan också vara att den an-ställde av personliga skäl kan be arbetsgivaren ändra arbetsskiftsförteckningen. Arbetsgivaren kan då efter eget val besluta om begäran ska godkännas, förutsatt att det är möjligt med tanke på verksamheten. Också när det gäller att beakta den anställdes önskemål ska arbetsgivaren sträva efter att följa principen om li-kabehandling (se punkt 5). Eftersom arbetsskiftsförteckningen ska planeras så att verksamheten fungerar och servicen ska kunna tillhandahållas görs naturligt-vis inte sådana ändringar som är oändamålsenliga för verksamheten eller som orsakar extra kostnader. 6.3 Anteckningar om ändringar i arbetsskiftsförteckningen Eftersom arbetsgivaren ansvarar för att arbetstidsarrangemangen är korrekta och lagenliga är det arbetsgivaren som genomför och gör ändringar i arbetsskiftsför-teckningen. De anställda kan inte sinsemellan komma överens om ändringar i förteckningen eftersom detta orsakar oklarheter i bl.a. ansvarsfrågor och löne-räkning. Sådana ändringar kan också rubba förteckningens tillförlitlighet. Änd-ringar ska alltid godkännas av den som fastställer arbetsskiftsförteckningen, även om det i brådskande fall de facto kan göras också i efterskott. Ändringar ska alltid göras enligt de bestämmelser som angetts ovan och enligt praxisen på arbets-platsen. 7 Faktorer att beakta när arbetsskiftsförteckningen upprättas
7.1 Verksamhetens behov/ändrade funktioner, personalens önskemål och möjligheter till flexibel arbetstid Utgångspunkten vid planeringen av arbetsskiftsförteckningen är att verksamhet-en vid enheten ska organiseras på ett effektivt och ändamålsenligt sätt och att personalens arbetstid ska utnyttjas effektivt. Med jämna mellanrum bör man göra en bedömning av om sätten och praxisen förhur arbetsskiftsförteckningen upprättas fortfarande motsvarar behoven i verk-samheten och efterfrågan på tjänster. Samtidigt bör man göra en bedömning av varför förteckningen upprättas just på det nuvarande sättet och om det kunde gö-ras på något annat sätt som samtidigt skulle förbättra servicen och produktivite-ten. Översynen kan samtidigt ge bättre möjlighet att beakta de anställdas indivi-duella behov att t.ex. kunna sammanjämka arbete och familjeliv11. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Man bör utifrån de möjligheter verksamheten ger sträva efter flexibilitet och ergo-nomiskt hänsynstagande i arbetsskiftsplaneringen. Den som planerar arbets-skiftsförteckningen bör också fästa avseende vid bl.a. skiftens regelbundenhet, längd och rytm (morgon-, kvälls- och nattskift), dygnsvilans längd, förläggningen av veckovilan och antalet på varandra följande arbetsdagar. På det sättet främjas de anställdas arbetskapacitet och hälsofrämjande modeller utvecklas. Samtidigt ökar sannolikt arbetstillfredsställelsen och arbetshälsan på arbetsplatsen. I arbetstiden inräknas den tid som används för arbete och den tid då den an-ställde är skyldig att stå till arbetsgivarens förfogande på arbetsplatsen (AKTA kap. III § 4 mom. 1). Beredskap räknas inte in i arbetstiden, med undantag av ar-betsplatsberedskap (se punkt 7.9). I AKTA kap. III § 4 mom. 2 anges några situationer som räknas in i arbetstiden: vissa vilotider12, restid13, kurser och annan utbildning14, av arbetsgivaren förut-satta hälsoundersökningar och hälsokontroller och av läkare föreskrivna under-sökningar15. Av dessa tider räknas endast en del in i arbetstiden och enbart om förutsättningarna i avtalet uppfylls. 7.3 Den ordinarie arbetstiden som utgångspunkt för planeringen Ordinarie arbetstid är den arbetstid som den anställde är skyldig att under en pe-riod utföra per dygn, vecka eller period för sin månadslön eller motsvarande utan några särskilda mertids- eller övertidsersättningar. Också när det gäller fyra- eller sexveckorsperioder upprättas en arbetsskiftsför-teckning på förhand för hela arbetsperioden eller utjämningsperioden och den behandlas som en enda arbetsskiftsförteckning. Arbetstiden planeras som av-talsenlig ordinarie arbetstid med iakttagande av mertids- och övertidsgränserna. Också arbetena planeras i första hand så att de kan utföras under ordinarie ar-betstid. Övertidsarbete är alltså en avvikelse från det normala. Om man redan på förhand vet att det finns behov av mertid/övertid finns det inget som hindrar att arbetstid utöver den ordinarie arbetstiden planeras in i det skedet när arbets-skiftsförteckningen utarbetas. (Beträffande förutsättningarna för mer- och över-tidsarbete se punkterna 7.11 och 7.12). ------------------------------------------------------------------------------- 11 Se centralorganisationernas handledning om god arbetstidspraxis (2002), undersökningen Vastavuoroisuus on valttia (2003), rapporten om arbetstidsbanker (2004) och rapporten av arbetsgruppen med uppgift att utreda sammanjämkningen av arbets- och familjeliv (2004). Innovatiiviset työajat hoitoalalla, Arbetshälsoinstitutet (ar-betsgruppens mandattid löper ut 31.12.2009). 12 Se artikel i tidningen Kuntatyönantaja 2/2006 om vila och rekreation i måltidsrasten. 13 Se artikel i tidningen Kuntatyönantaja 3/2007 om resekostnadsersättningar och inräknande av restid i arbets-tiden. 14 Se tillämpningsanvisningen till AKTA kap. III § 4 mom. 2 punkt 3. Se även artikel i tidningen Kuntatyönantaja 1/2005 om när utbildning räknas in i arbetstiden. 15 Se artikel i tidningen Kuntatyönantaja nr 5/2003 om vilken tid som räknas in i arbetstiden. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Timantalet kan också från början planeras som ofullständigt i arbetsskiftsförteck-ningen om man vet om att det i regel uppstår arbetad tid under beredskap som fyller ut den ordinarie arbetstiden. (Se punkt 7.10 om planering av kompensat-ionsledigheter). Arbetet och arbetsskiften planeras primärt in i arbetsskiftsförteckningen så att servicen ska kunna garanteras och verksamheten fungera. Utgående från detta iakttas sedan principen om likabehandling som innebär att de anställda bemöts likvärdigt vid planeringen av arbetsskiftsförteckningen. Det strider inte mot princi-pen om likabehandling om en person vill arbeta morgonskift, en annan kvällsskift, en tredje långa arbetspass, en fjärde nattskift osv. och dessa önskemål kan be-aktas och samordnas. Däremot kan det vara svårare att få arbetskraftsbehovet och arbetstidsplaneringen för de olika funktionerna att gå ihop med principen om likabehandling och personalens personliga önskemål när önskemålen gäller vissa speciella da-gar eller många lediga dagar. 7.4 Principen om femdagars arbetsvecka och beaktande av söckenhelger Om inte verksamhetens art kräver något annat ska den anställdes ordinarie ar-betstid förläggas till 5 arbetsdagar i veckan. Arbetsskiften bör planeras så, att den anställde i mån av möjlighet ges två på varandra följande lediga dagar under veckan. Dessutom bör man på varje arbetsställe sträva efter att ge alla anställda samma mängd lediga dagar under veckoslut inom en viss tidsperiod. Karakteristiskt för periodarbete är att arbetet utförs alla veckodagar och alla tider på dygnet och att de ledigheter (ordinarie lediga dagar) som är typiska för andra arbetstidssystem därför saknas. Vid periodarbete fortsätter verksamheten och arbetsskiften utan avbrott t.ex. under veckoslut och söckenhelger/helgdagsaftnar. I AKTA kap. III § 26 mom. 5 och tillämpningsanvisningen i mom. 1 konstateras dock att man också i periodarbete ska sträva efter femdagars arbetsveckor och försöka ge de anställda samma antal lediga dagar under veckoslut. När veckole-digheten ges (punkt 7.8.1) innebär det att femdagarsprincipen i praktiken upp-fylls. Om verksamheten förutsätter långa arbetsskift behövs emellertid extra le-diga dagar som utjämning. När periodarbete utförs alla veckodagar dygnet runt, också helgdagsaftnar och söckenhelger, kan verksamheten förutsätta att söck-enhelgsförkortning bara kan planeras och ges som en förkortning av periodens arbetstid, inte i form av en hel ledig dag som motsvarar söckenhelgen. 7.5 Sammanhängande arbetsskift och maximal skiftlängd Enligt AKTA kap. III § 12 mom. 1 bör man allmänt sträva efter att arbetsskiften är sammanhängande eller arbetsdagarna utan avbrott vid planeringen av arbets-skiftsförteckningen, om det ur verksamhetens synvinkel är möjligt. Undantag ut-gör de dagliga vilotiderna och särskilda skäl. Arbetsskift kortare än 4 timmar ska inte tillämpas om inte den anställdes behov eller verksamheten av grundad an-ledning förutsätter det. Arbetstiden ska ändå inte av den anledningen bli ofull-ständig. Sammanhängande arbetsskift kan inte genomföras i all verksamhet och delning avskiften kan därför ibland vara nödvändig. I de fallen måste man ta hän-syn till att delning begränsas av kravet på en minst 9 timmars dygnsvila mellan arbetsskiften (se 7.8.3). muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Enligt 29 § i arbetstidslagen ska arbetstagarna ges en minst 9 timmar lång sam-manhängande vilotid under en 24-timmars period räknat från ett arbetsskifts bör-jan. Detta betyder i praktiken att ett arbetsskift undantagsvis kan vara högst 15 timmar långt (se punkt 7.8.3). Detta gäller också om parterna avtalat om avvi-kande skifteslängd enligt AKTA kap. III § 3. Enligt AKTA kap. III § 12 mom. 2 får man i regel planera in arbetsskift på högst 10 timmar i förteckningen, om inte kortvariga undantag utifrån verksamhetens behov föranleder något annat eller parterna för en inrättnings del lokalt kommer överens om något annat. Nattskift vid psykiatriska sjukhus och institutioner för ut-vecklingsstörda kan dock uppgå till 11 timmar med möjlighet till de nämnda un-dantagen. När det gäller maximal skiftlängd ska arbetsgivaren också beakta ar-betarskyddssynpunkter, bl.a. att pauserna är tillräckliga. Därför är det motiverat att om möjligt tillämpa normallånga arbetsskift. I praktiken är långa arbetsskift lämpliga endast i ett fåtal arbeten. Enligt 27 § 3 mom. i arbetstidslagen får arbetsgivaren hålla en anställd i nattar-bete under högst sju på varandra följande arbetsskift enligt arbetsskiftsförteck-ningen. Med nattskift avses ett arbetsskift av vilket minst 3 timmar infaller mellan klockan 23.00 och klockan 6.00. Beredskapstid räknas inte som nattskift (är inte ett i lagen avsett arbetsskift). Denna följd av nattskift avbryts av ett annat arbets-skift eller vilken som helst ledighet som är längre än den dygnsvila som bestäms i 29 § i arbetstidslagen (t.ex. semester, ledig dag, tjänstledighet). Bestämmelsen hindrar alltså inte att en per-son fortgående har nattskift, förutsatt att antalet nattskift i en följd är högst sju och de följs av en ledighet som sträcker sig över minst en natt. (Se punkt 7.1 om er-gonomiska hänsyn i arbetsskiftsplaneringen). 7.7 Penningersättningar och kompensationsledighet Arbetstidsersättningar enligt AKTA kan i allmänhet ges i form av ersättning i pengar eller ledig tid, dvs. kompensationsledighet. Ersättningsformen bestäms enligt avtal av arbetsgivaren. Arbetsgivarens valfrihet begränsas i praktiken av bestämmelsen i AKTA kap. III § 25 mom. 6, som säger att kompensation i ledig tid inte kan ges för kortare tid än en arbetsdag utan den anställdes samtycke. Kompensationsledighet för nattarbete får däremot vara kortare. För systemet med periodarbetstid finns en bestämmelse enligt vilken den maxi-mala längden på en arbetsdag är 10 timmar. Den kortaste längden på en arbets-dag har däremot inte definierats. (Se 7.5.) När hela lediga dagar planeras inne-håller de vanligen en tidskompensation på 7 timmar 39 min eller 8 timmar. I prak-tiken kan en ledig dag innehålla tidskompensationer av olika slag och också kompensationer av olika längd. En måndag som antecknats som ledig dag kan t.ex. innehålla sammanlagt 5 eller 8,50 timmar av ett eller flera slags tidskompen-sationer. De kompensationstimmar som ingår i den lediga dagen minskar på motsvarande sätt tiden för aktivt arbete. Om arbetsgivaren ändå måste ge arbete av grundad anledning eller om den anställde med sitt samtycke arbetar mer än planerat, senareläggs de outtagna kompensationstimmarna eller ersätts i pengar. (Se även 7.10 och 7.12). För att arbetsskiftsförteckningen inte ska behöva änd-ras i onödan, ges kompensationsledigheterna först under följande arbetsperiod. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Flera faktorer påverkar valet av ersättningsform, bl.a. personaltillgången, kost-nadseffektiviteten och personalens önskemål. Penningersättningar påverkar också personalens totalinkomster och har därmed återverkningar på t.ex. pens-ionerna. När man lokalt överväger om ersättningarna ska ges i pengar eller ledighet och i vilken utsträckning olika ersättningar används bör man bedöma och beakta bl.a. följande synpunkter: Ersättning i pengar är i allmänhet motiverad om kompensationsledigheter (helt el-ler delvis) inte har beaktats i personaldimensioneringen, arrangemang med re-servpersonal eller liknande eller om kompensationsledigheter skulle förutsätta vi-karier eller föranleda andra extra kostnader för arbetsgivaren. Kompensationsle-dighet kan däremot vara motiverad om man på det sättet t.ex. kan säkra anställ-ningar eller om det finns särskilda familjepolitiska eller andra individuella skäl för dessa, förutsatt att det inte föranleder extra kostnader för arbetsgivaren. Enligt AKTA kap. III § 25 mom. 5 ska penningersättning betalas och kompensat-ionsledighet ges senast under den kalendermånad som följer efter utförandet av det arbete som berättigar till ersättning. Om den ordinarie arbetstiden är fastställd för en längre arbetsperiod än en vecka, ska ersättningen dock ges under den ka-lendermånad som följer efter en sådan arbetsperiods slut. Enligt överenskom-melse får kompensationsledighet dock ges ännu under de fyra följande kalen-dermånaderna. På samma sätt kan penningersättning betalas senare än vad som nämns ovan, när kompensationsledighet som man avsett att ge inte har kunnat ges under den ovan bestämda tiden på grund av avbrott i tjänsteutöv-ningen/arbetet. Arbetsgivaren har skyldighet att se till att de anställda får de vilotider som be-stämmelser och föreskrifter kräver. Överenskommelser om avvikelser i vilotiderna får inte ingås ens med den anställdes samtycke. Se dock kommunala huvudavta-let § 13 samt AKTA kap. III § 3 och kap. I § 4. De anställda ska en gång i veckan få en minst 35 timmar lång sammanhäng-ande, dvs. oavbruten ledighet, som i mån av möjlighet ska förläggas i samband med söndagen. Om det inte är möjligt ska den förläggas till en annan dag under den aktuella kalenderveckan. (31 § i arbetstidslagen, AKTA kap. III § 26) Ledigheten per vecka kan ordnas så att den uppgår till 35 timmar i genomsnitt under en 14-dygnsperiod. Vardera veckan ska ledigheten ändå vara minst 24 timmar. Veckoledigheten kan ordnas antingen som en sammanhängande, minst 35 timmars ledighet vardera kalenderveckan eller så att den sammanhängande ledigheten utjämnas men uppgår under vardera veckan till minst 24 timmar. Le-digheten den andra veckan är då skillnaden mellan antalet lediga timmar den första veckan och de totalt 70 lediga timmarna. Exempel: a) den första veckan muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
innehåller 24 timmar och andra veckan 46 timmar eller b) den första veckan 30 timmar och andra veckan 40 timmar ledighet. Ledigheten är alltså totalt 70 tim-mar under en tvåveckorsperiod. I arbetsgivarens rätt att leda och övervaka arbetet ingår att bestämma vilket sy-
stem som används när veckoledigheten ges. Genomsnittlig veckoledighet behö-
ver inte vara regel eller fortlöpande praxis, utan veckoledigheten kan också tillfäl-
ligt utjämnas över 14-dagarsperioden. För tydlighetens skull rekommenderas
ändå att arbetsgivaren i de allmänna anvisningarna om hur arbetsskiftsförteck-
ningen ska följas också skriver in de allmänna principerna om vilket alternativ
man som regel väljer.
Arbetsgivaren har ingen skyldighet att på förhand bestämma vilken av ledighet-
erna i arbetsskiftsförteckningen som utgör veckoledighet. Men arbetsgivaren ska
ordna arbetstiden så att ledigheterna är kända på förhand16. Som konstaterats i
punkt 3 behöver veckoledigheten inte märkas ut i arbetsskiftsförteckningen ef-
tersom den indirekt framgår genom tiderna för när skiften börjar och slutar. Om
en anställd, t.ex. på grund av semester eller sjukledighet, är frånvarande minst
35/24 timmar i en följd under en kalendervecka, anses det att veckoledigheten
har getts. Någon särskildveckoledighet behöver inte planeras eller ges i det fallet.
Veckoledigheten kan infalla i skarven mellan två kalenderveckor. Ledigheten rä-
knas då ingå i den kalendervecka där största delen av ledigheten infaller. Exem-
pel: en anställds arbetsskift slutar på lördagen kl. 21.00 och följande arbetsskift
börjar på måndagen kl. 8.00. Tiden däremellan är jämt 35 timmar och den anses
som ledighet för den kalendervecka som slutar på söndagen eftersom största de-
len av timmarna infaller under den veckan.
Vid behov har arbetsgivaren rätt att ensidigt ändra tidpunkten för en planerad
veckoledighet. Detta kan komma i fråga t.ex. då en anställd blir inkallad till arbete
under en planerad ledighet. Då räknas den längsta sammanhängande ledigheten
som veckoledighet eller en del av veckoledigheten. (Se punkt 6 om ändring av
arbetsskiftsförteckningen och 32 § 2 mom. i arbetstidslagen).
Under de förutsättningar som anges i AKTA kap. III § 26 mom. 3 kan arbetsgiva-ren göra avvikelser beträffande veckoledigheten. I praktiken är avvikelse möjlig bara när det är nödvändigt för att verksamheten ska kunna skötas som sig bör. När en anställd som lyder under arbetstidslagen tillfälligt behöver inkallas till ar-betet under sin veckoledighet i sådana situationer som avses i AKTA kap. III § 26 mom. 4, förkortas den anställdes ordinarie arbetstid senast inom 3 månader från det att arbetet utfördes med lika lång tid som den veckoledighet som inte kunde tas ut. Exempel: om den arbetade tiden under en planerad veckoledighet på 24 timmar är 3 timmar, ges 3 timmars kompensation enligt § 26 mom. 4. Om det ef-ter avbrottet i den planerade ledigheten återstår ledighet, fortsätter veckoledig-heten efter avbrottet. Enligt AKTA kap. III § 26 mom. 4 kan arbetsgivaren med den anställdes sam-tycke utöver lönen och eventuella övertids- och söndagsersättningar för arbetet betala en separat ersättning i form av enkel timlön för de arbetade timmarna. -------------------------------------------------------------------------------- 16 RP 34/1996 rd, detaljmotiveringen till 31 §. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
I övriga fall är arbetsgivaren inte skyldig att ge/ersätta veckoledighet som even-tuellt inte har kunnat tas ut. Enligt AKTA kap. III § 27 mom. 1 ska en anställd som arbetar längre än sex tim-mar per dygn och vars närvaro på arbetsplatsen inte är nödvändig för att arbetet ska kunna fortgå ges en vilotid (måltidsrast) på minst en halv timme som inte rä-knas in i arbetstiden och under vilken den anställde fritt kan avlägsna sig från ar-betsplatsen. Den anställde måste även ha en reell möjlighet att ha sin måltids-rast. Om ingen rast kan ordnas på grund av tjänste- eller arbetsuppgifternas art, ska den anställde ges möjlighet att inta en måltid på arbetsplatsen under arbets-tid. Denna undantagsbestämmelse om måltider under arbetstid blir tillämplig endast i de exceptionella fall då det på grund av arbetsuppgifterna inte är möjligt att ordna måltidsrast. Den exceptionella situationen kan också vara av tillfällig art och då blir det fråga om en ändring av arbetsskiftsförteckningen, som bör antecknas i förteckningen. Exempel: En anställds normala arbetsuppgifter är sådana att det i regel går att ha en måltidsrast på 30 minuter. Några gånger i månaden uppstår det en situation då den anställde inte kan avlägsna sig för 30 minuter från sitt ar-betsställe. Dessa dagar ska den anställde ges tillfälle att inta måltiden på arbets-tid. Enligt AKTA kap. III § 27 mom. 2 ska anställda i periodarbete vid sjukhus, hälso-centraler och vård- och omsorgsinrättningar ges en halv timmes vilotid som av-ses i mom. 1 eller också ska den anställde, då han eller hon önskar det, ges möj-lighet att under arbetstid äta en snabb måltid på arbetsplatsen eller i en av ar-betsgivaren anvisad matsal vid inrättningen eller på motsvarande ställe, förutsatt att arrangemanget inte medför störningar i arbetets gång eller i servicen. I dessa fall får frånvaron på grund av måltiden uppgå till högst 15–20 minuter. Måltid un-der arbetstiden gäller endast de nämnda arbetsplatserna.17 Måltidsrasten är avsedd som en paus för vila och rekreation och anses nödvän-dig för bl.a. effektiviteten i arbetet och med tanke på arbetarskyddet. Rasten får inte förläggas omedelbart till början eller slutet av arbetsdagen. Måltidsrasterna ska beaktas när arbetsskiften planeras. Det inte är nödvändigt att bestämma att rasten ska hållas ett visst klockslag, utan den kan t.ex. hållas mellan bestämda klockslag vid en lämplig tidpunkt med tanke på tjänste-/arbetsuppgifterna. I så fall bestäms den exakta tidpunkten av chefen eller den anställde själv. En anställd ska ges en minst 9 timmar lång sammanhängande vilotid under 24 timmar räknat från ett arbetsskifts början. Bestämmelsen gäller inte arbete som utförts under beredskapstid. I praktiken kan ett arbetsskift i undantagsfall uppgå till högst 15 timmar.18 I AKTA saknas separata bestämmelser om dygnsvila i 17 Se AD 2008/35 angående definitionen av inrättningarna. Observera även undantagsbestämmelsen i tillämp-ningsanvisningen i § 27 mom. 2 som inte gäller t.ex. personal inom hemtjänsten, personal vid mentalvårdsbyråer, personal som följer byråarbetstid eller s.k. allmän arbetstid och inte heller personal med 37 timmars arbetstid per vecka. 18 Arbetstidslagen 29 § Se även punkt 7.5. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
AKTA och därför ska den aktuella bestämmelsen i lagen iakttas. Enligt 14 § i ar-betstidslagen är det ändå möjligt att genom särskild dispens avvika från arbets-tidsarrangemangen, om t.ex. arbetet till sin art är sådant att det utförs endast tid-vis under den dygnsarbetstid under vilken den anställde ska vara redo för arbete. Också under vissa förutsättningar som uttryckligen anges i 29 § 1 och 2 mom. i arbetstidslagen kan man tillfälligt avvika från den 9 timmar långa sammanhäng-ande vilotiden. Med beredskap (AKTA kap. III § 5 mom. 1) avses att en anställd är skyldig att vara anträffbar så att han eller hon vid behov kan inkallas till arbete. Beredskap räknas med undantag av arbetsplatsberedskap inte in i arbetstiden. Utgångs-punkten för planeringen av beredskap är att den ska fördelas så jämnt som möj-ligt mellan de anställda. Enligt 5 § i arbetstidslagen ska beredskapen avtalas mellan arbetsgivaren och den anställde. För arbetstagare baserar sig skyldigheten till beredskap på avtal mellan arbetsgivaren och arbetstagaren19. En tjänsteinnehavares beredskaps-skyldighet grundar sig däremot antingen på avtal eller, om det gäller beredskap som tjänsteinnehavaren enligt lagen inte har rätt att vägra fullgöra, på arbetsgiva-rens ensidiga beslut. Beredskap som ingår i tjänsteutövningsskyldigheten, dvs. i tjänsteåliggandena, har kunnat konstateras också redan i t.ex. platsannonsen och tjänsteförordnandet. Också då har det varit skäl för arbetsgivaren att försäkra sig om att tjänsteinnehavaren, när han eller hon har tagit emot tjänsten, har förstått att beredskapsskyldighet in-går i tjänsteutövningsskyldigheten och godkänner detta 20. Tjänsteinnehavares arbetstider m.m. bestäms enligt arbetstidslagen och de riksomfattande tjänste- och arbetskollektivavtalen21. Vid nyrekrytering är det således bäst att göra det klart för den anställde vilken skyldighet till beredskap som ingår i tjänsten/arbetet och att få en skriftlig förbin-delse till detta. Naturligtvis kan arbetsgivaren alltid avtala separat med en an-ställd om t.ex. beredskap av engångskaraktär eller beredskap under en viss tids-period eller i en viss situation. Arbetsgivaren bör utifrån servicebehovet och verksamheten och med beaktande av tillgänglig arbetskraft avväga behovet av beredskap och avgöra formen av beredskapbundenheten, sättet att kontakta den anställde och hur snabbt den anställde ska infinna sig på arbetsplatsen. När beredskapsbundenheten årligen slås fast på det lokala planet gäller det att ge akt på utvecklingen inom teknologi och telekommunikation. Utvecklingen av nya kommunikations- och larmsystem ger möjlighet till vistelse och rörlighet un-der beredskapen på olika platser. Huvudsaken är att den anställde kan påbörja arbetet tillräckligt snabbt efter kallelsen. Modern teknologi innebär t.ex. att bo-stadsberedskap är en beredskapsform med onödigt stor bundenhet, som numera sällan kommer i fråga eftersom den anställde i allmänhet inkallas till arbete via en mobiltelefon som arbetsgivaren ställt till förfogande. Arbetsgivaren ska fatta ett tydligt beslut om formen för beredskapen. Vid fri be-redskap ska arbetsgivaren ge skriftliga anvisningar om de rättigheter och skyl-digheter som gäller för beredskapen (t.ex. inom vilken tid den anställde senast muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
ska infinna sig på arbetsplatsen). En anställd får inte utan sitt samtycke åläggas beredskap under sin veckoledighet. En förutsättning för utbetalning av beredskapsersättning är ett vederbörligt skrift-ligt förordnande eller en anteckning i arbetsskiftsförteckningen. Arbetsgivaren bestämmer ersättningsformen (pengar eller kompensationsledighet). För fri beredskap betalas, beroende på hur bindande den är, en penningersätt-ning på 20–30 % eller ges motsvarande kompensationsledighet. Om bostadsberedskap undantagsvis tillämpas (AKTA kap. III § 5 mom. 4 och 5 § 2 mom. i arbetstidslagen) betalas antingen en penningersättning på 50 % eller ges motsvarande kompensationsledighet för den tiden. Det är också möjligt att ge ersättningen delvis i pengar och delvis i ledighet. Till dem som lyder under ar-betstidslagen ersätts också bostadsberedskap mellan kl. 24.00 och kl. 6.00 och till tjänsteinnehavare som står utanför arbetstidslagen ges en skälig ersättning för den olägenhet som inkallelse till arbete under denna tid föranleder. Kompensationsledighet för beredskap kan aldrig räknas som mertids- eller över-tidsarbete. Om det ännu återstår beredskap att ersätta efter att ett underskott i arbetsperiodens ordinarie arbetstid först fyllts ut med arbetade timmar under be-redskap och därefter med kompensationsledighet för beredskap, betalas denna återstod av oersatt beredskap under perioden i pengar. Alternativt ges motsva-rande ledighet senare, dock senast inom den tid som anges i AKTA kap. III § 25 mom. 5. I periodarbete kan, när perioden avbryts, kompensationsledighet för beredskap användas för att fylla ut ett underskott i den ordinarie arbetstiden enbart i sådan utsträckning som man i den fastställda arbetsskiftsförteckningen på förhand har planerat att fylla ut med kompensationsledighet för beredskap. Övriga kompen-sationsledigheter, bl.a. för söndagsarbete eller övertidsarbete, kan användas i behövlig mängd för att fylla ut underskott. Under en full arbetsperiod finns inte denna begränsning för utfyllning av ofullständig arbetstid (se punkt 7.10). Om en anställd utför arbete under sin beredskap, ges ingen beredskapsersätt-ning för den arbetade tiden eftersom den räknas in i arbetstiden. När en anställd ger anvisningar eller utför annat arbete via mobiltelefon räknas denna tid som ar-betstid, dvs. aktivt arbete. Tid som går åt för en anställd att ta sig till arbetsplat-sen räknas däremot inte in i arbetstiden, förutom i de fall då den anställde redan under resan utför arbete t.ex. via mobiltelefon. I sådana fall ska arbetstiden kunna verifieras. Minimikostnaderna för resan till eller från arbetsplatsen ersätts av arbetsgivaren. ------------------------------------------- 19 Samtycke till beredskap ges i allmänhet genom att arbetstagaren i arbetsavtalet förbinder sig att åta sig be-redskap. 20 Se tidskriften Kuntatyönantajat nr 5/2006 ”Mitä tulee huomioida varallaolosta sovittaessa tai siihen määrättäessä?” och nr 4/2008 ”Varallaolo kiireellisten sosiaalipalvelujen turvaamiseksi”. 21 Tjänsteinnehavares beredskapsskyldighet baserade sig på tidigare föreskrifter i tjänstestadgan vilka har upp-hävts. När lagen om kommunala tjänsteinnehavare trädde i kraft 1.11.2003 överfördes de behövliga föreskrifterna till den. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
7.10 Kompensationsledighet för nattarbete Kompensationsledighet för nattarbete ges tidigast under följande arbetsperiod ef-ter att nattarbetet utfördes. Kompensationsledighet för nattarbete kan aldrig utgöra mertids- eller övertidsar-bete eller sänka mertids- eller övertidsgränsen. Exempel: Under en treveckorsperiod med 114,75 timmar ordinarie arbetstid har planerats en 10 timmar lång kompensationsle-dighet för t.ex. nattarbete eller beredskap. 104,75 timmar har planerats som aktivt arbete, varvid det uppstår ett underskott på 10 timmar i arbetsskiftsförteckningen. Som ordinarie arbetstid har då antecknats 104,75 timmar + 10 timmar kompen-sationsledighet. Om det av någon anledning uppkommer t.ex. ytterligare 4 fak-tiska arbetstimmar till i arbetsperioden ska 4 timmar av den planerade kompen-sationsledigheten senareläggas. Om det på grund av inrättningens verksamhet inte kan ges kompensationsledighet inom den tid som anges i AKTA kap. III § 25 mom. 5 ska nattarbetet ersättas i pengar. (Se punkt 7.7.1.) När en arbetsperiod avbryts kan ett underskott i den ordinarie arbetstiden inte fyl-las ut med kompensationsledighet för nattarbete till en större del än vad som i den fastställda arbetsskiftsförteckningen har antecknats som kompensationsle-dighet (AKTA kap. III § 20 mom. 3). Ett eventuellt underskott i arbetstiden kan fyl-las på detta sätt högst upp till den övertidsgräns (mertidsgräns) som anges i tjänste- och arbetskollektivavtalet. Övriga kompensationsledigheter, bl.a. för sön-dagsarbete eller övertidsarbete, kan användas i behövlig mängd för att fylla ut underskott. Exempel: för en arbetsperiod har det planerats 108,75 timmar aktivt arbete och antecknats 6 timmar kompensationsledighet för nattarbete (108,75 + 6 = 114,75). Om det uppstår ett överraskande avbrott i perioden på grund av sjukledighet och de arbetade timmarna utanför avbrottet blir sammanlagt 67,75 är övertidsgränsen enligt kollektivavtalet 73,75 timmar och underskottet kan fyllas högst med de 6 timmar som planerats och antecknats på förhand. För en full arbetsperiod finns inte denna begränsning för hur ofullständig arbetstid fylls. Om man för en arbetsperiod t.ex. har planerat 114,75 timmar aktivt arbete, men den anställde av någon anledning endast arbetat 110 timmar, kan man av t.ex. tidigare intjänade 9 timmar kompensationsledighet för nattarbete använda de 4,75 timmar som behövs för att fylla underskottet. Mertidsarbete är arbete som den anställde på arbetsgivarens initiativ utför utöver sin ordinarie arbetstid, men som inte är övertidsarbete (AKTA kap. III § 14 mom. 1).Mertidsarbete förutsätter samtycke när det gäller arbetstagare. Samtycket kan ges på förhand, t.ex. i arbetsavtalet. En tjänsteinnehavare kan däremot inte vägra utföra mertidsarbete som är nödvändigt på grund av arbetets art och av synnerligen tvingande skäl. En arbetstagare har dock rätt att av grundad person-lig anledning vägra utföra mertidsarbete under dagar som enligt arbetsskiftsför-teckningen är lediga dagar. Vid nyrekrytering är det bäst att för undvikande av oklarheter göra det klart vilken skyldighet till mertidsarbete personen har och att få skriftlig förbindelse till detta. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
När det gäller deltidsanställda finns det skäl att ge akt på deltidsarbetets omfatt-ning (den procentuella andelen) om det ofta uppstår merarbete. För den som arbetar i periodarbete kan mertidsarbete uppstå bara under peri-oder med söckenhelger eller vid deltidsarbete. 7.12 Övertidsarbete och maximiantal övertidstimmar Övertidsarbete avser arbete som utförs på arbetsgivarens initiativ och som över-skrider både den ordinarie arbetstid som på förhand antecknats i arbetsskiftsför-teckningen och de gränser för övertidsarbete som anges i AKTA kap. III § 15 mom. 1 punkt 2. För övertid krävs enligt 18 § i arbetstidslagen samtycke av arbetstagaren i regel separat för varje ny situation. Arbetstagaren kan också ge sitt samtycke för en bestämd, kortare tidsperiod åt gången, om detta är nödvändigt med tanke på ar-betsarrangemangen. Detta samtycke gäller övertid som avses i arbetstidslagen (i de kommunala avtalen är gränsen för övertid 38 ¼ timme per vecka i stället för arbetstidslagens 40 timmar). En tjänsteinnehavare kan inte vägra utföra övertidsarbete som är nödvändigt på grund av arbetets art och av synnerligen tvingande skäl. I periodarbete har ingen veckoarbetstid och dygnsarbetstid fastställts och därför uppstår det inte heller något övertidsarbete per vecka och dygn. Mängden övertid framgår först vid arbetsperiodens slut. Enligt 19 § i arbetstidslagen får högst 138 timmar övertidsarbete utföras under en period av fyra månader, dock så att övertidsarbetet totalt uppgår till högst 250 timmar under ett kalenderår. Arbetsgivaren och den behöriga förtroendemannen kan avtala om extra övertidsarbete. Extra övertidsarbete får utföras högst 80 timmar per kalenderår. De nämnda 138 timmarna per fyra månader får ändå inte överskridas.22 Det finns skäl att följa övertidstimmarna med jämna mellanrum så att maximiantalet timmar inte överskrids. För mer- och övertidsarbete som behövs under beredskap behövs inget särskilt samtycke. Om det i en fastställd arbetsskiftsförteckning har antecknats att en an-ställd ges kompensationsledighet för övertidsarbete och den anställde insjuknar innan denna kompensationsledighet börjar, senareläggs denna ledighet om den infaller under sjukledigheten23 7.13 Möjlighet att ingå avvikande avtal Enligt § 13 i det kommunala huvudavtalet finns det möjlighet att avvika från ar-betstidsbestämmelserna i AKTA. Kommunerna kan lokalt avtala om avvikelser från gällande riksomfattande kollektivavtal om det är motiverat på grund av lokala särförhållanden. 24 ------------------------------------------------------------------- 22 I 37 § i arbetstidslagen förutsätts att arbetsgivaren kan verifiera uttryckligen de övertidstimmar som följer denna lag. 23 AKTA kap. III § 15 mom. 4. Av arbetsskiftsförteckningen ska framgå vilka dagar kompensationsledigheten för övertid har getts och också hur många timmar övertidsledighet den anställde därmed får ersättning för. 24 Se cirkulär 6/2008, Tjänste- och arbetskollektivavtal om iakttagande av bestämmelserna i huvudavtalet som undertecknades 13.1.1993. Tehy-protokollet, cirkulär 20/2007. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Dessutom kan arbetsgivaren och den anställde enligt AKTA kap. III § 3 komma överens om en ordinarie arbetstid som avviker från de allmänna arbetstider som fastställts i AKTA. Om ett avvikande arbetstidsarrangemang gäller minst fem an-ställda ska arbetsgivaren komma överens om saken med respektive förtroende-man eller avtalsorganisation. Genom detta förfarande kan man t.ex. komma överens om en längre utjämningsperiod för arbetstiden än den som anges i AKTA, om den ordinarie dygnsarbetstiden eller om längden på ett sammanhäng-ande arbetsskift. Lokala avtal kan däremot inte gälla den ordinarie arbetstidens genomsnittliga längd. Därmed kan man t.ex. inte lokalt avtala att måltidsrasten ingår i arbetstiden (hemservicen)25. Planering av arbetsskiftsförteckningen för en avbruten period
Med full arbetsperiod avses en situation där den anställde är i arbete hela ar-betsperioden, t.ex. 3 veckor, och det inte finns ett enda avbrott i per oden. En söckenhelg innebär inte ett avbrott i en arbetsperiod. Med avbruten arbetsperiod avses en sådan arbetsperiod där den anställde av en godtagbar orsak inte är i arbete hela arbetsperioden. En godtagbar orsak kan vara t.ex. sjukledighet eller att anställningen börjar eller slutar mitt i perioden. Däremot är strejk eller olovlig frånvaro inte godtagbara orsaker. En arbetsperiod kan avbrytas av ett överraskande avbrott26 eller ett avbrott man vet om på för-hand27: Med överraskande avbrott avses avbrott som man inte känner till 5 dagar före arbetsperiodens början. Med avbrott man vet om på förhand avses avbrott som man känner till minst 5 dagar före arbetsperiodens början. Vid planeringen av arbetsskifts-förteckningen framgår i sådana fall av AKTA den mertidsgräns (under söckenhelgsperioder) och den övertidsgräns som anger vilket antal timmar som ska planeras och ges den anställde att utföra. Bestämmelserna om avbrutna perioder finns i det allmänna kommunala tjänste och arbetskollektivavtalet kap. III § 16 med hänvisningar och i § 5 mom. 5, § 17 mom. 2, § 20 mom. 3, § 25 mom. 5 och 6.28 Observera att vid formellt periodarbete görs ingen åtskillnad mellan överraskande avbrott och avbrott som man vet om på förhand29. ------------------------------------- 25AKTA kap. I § 4. 26 AKTA kap. III § 16 mom. 2. 27 AKTA kap. III § 16 mom. 3. 28 Avbrutna perioder behandlas särskilt i KA:s kompendium ”Periodarbete, bestämmelser som gäller för en avbruten period”. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
8.3 Ett avbrott som man vet om på förhand Av AKTA framgår det totala antalet timmar som ska ingå i planeringen för arbets-perioden. Timmarna kan fördelas på ofullständiga och fulla veckor enligt verk-samhetens krav. Det planerade antalet timmar kan bestå av enbart aktivt arbete eller delvis aktivt arbete och delvis kompensationsledighet för obekväm arbetstid, t.ex. för nattarbete eller övertid. När man planerar arbetsskiftsförteckningen för en arbetsperiod som innehåller ett avbrott man vet om på förhand, t.ex. en treveckorsperiod under vilken den an-ställde tar ut en del av sin semester, ska en kalkylerad övertidsgräns räknas ut för perioden: mån----------------------------------ons Arbetsskiftsförteckningen planeras t.ex. så att arbetstiden den första veckan är 38,25 timmar. Följande vecka har den anställde semester från och med mån-dagen (t.o.m. onsdag följande vecka) och i enlighet med AKTA kap. IV § 6 mom. 2 punkt 1 går det åt 5 semesterdagar. För semestertiden räknas ingen kalkylerad arbetstid. Den sista veckan i arbetsperioden är en ofullständig kalendervecka ef-tersom där ingår tre semesterdagar, måndag till onsdag. Under den sista kalen-derveckan går det åt två semesterdagar enligt AKTA kap. IV § 6 mom. 2 punkt 2 och under hela perioden 7 dagar (5 + 2). Den fulla ordinarie arbetstiden under perioden är 38,25 tim. + 24 tim. (tabellen i AKTA kap. III § 16 mom. 3), dvs. 62,25 timmar, som samtidigt utgör arbetsperiodens kalkylerade övertidsgräns. Dessa 62,25 timmar förläggs till tiden i arbete på det sätt som verksamheten och de planerade arbetsskiften förutsätter. Om det i det beskrivna exemplet dessutom under arbetsperioden infaller en söckenhelg antingen under den första, fulla kalenderveckan eller under den ofull-ständiga kalenderveckan efter semestern ska den fulla arbetstiden för en heltids-anställd förkortas på grund av söckenhelgen enligt AKTA kap. III § 9 mom. 2. Om söckenhelgen infaller under den första kalenderveckan minskas de 62,25 tim-marna med en söckenhelgsförkortning på 7,65 timmar. Mertidsgränsen, dvs. pla-neringsgränsen för arbetsperioden, är då 38,25 tim. – 7,65 tim. + 24 tim. = 54,60 tim. Om söckenhelgen råkar infalla under semestern görs ingen söckenhelgsför-kortning i arbetstidsplaneringen. För söckenhelgen åtgår i så fall ingen semester-dag; antalet semesterdagar blir då sammanlagt 6. 9 Korta anställningar30
För korttidsanställda i vanligt periodarbete tillämpas på grund av EUbestämmel-serna om icke-diskriminering fr.o.m. 1.2.2001 samma avtalsbestämmelser som för fastanställda (anställning för längre än tre veckor och en full period). En avsevärd del av korttidsanställningarna varar bara 2–3 arbetsdagar och muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
mindre än 7 dagar. Ur arbetsgivarperspektiv är det viktigt att också den anställde känner till anvisningarna och praxisen och därför bör de meddelas redan när an-ställningsförhållandet ingås. Om det mellan två anställningar blir ett avbrott, om så bara en dag, är det fråga om olika anställningar och gränsen för övertid ska räknas på nytt. Det har ingen betydelse om de olika anställningarna infaller under samma kalendervecka. När en sammanhängande, kort anställning infaller under två (eller tre) kalenderveckor är övertidsgränsen det sammanlagda timantalet för de ofullständiga kalender-veckorna beräknat enligt tabellen för avbrott man vet om på förhand. I korta anställningar kan också ingå lediga dagar. Anställningens längd ska be-stämmas redan när arbetsavtalet ingås eller tjänsteförordnandet ges. De lediga dagarna ingår då i anställningen och den totala längden bestämmer gränsen för övertid. Lediga dagar kan inte i efterskott ensidigt läggas till anställningen i slutändan i syfte att höja övertidsgränsen. Om en anställning t.ex. avtalas vara 4 dagar och bestå av 3 arbetsdagar är gränsen för övertidsarbete under anställ-ningen 24 timmar31. 10 Förvaring av arbetstidshandlingar
Enligt 37 § i arbetstidslagen ska arbetsgivaren förvara arbetstidsbokföringen åt-minstone till utgången av tiden för väckande av talan enligt 38 § i samma lag. En-ligt 38 § 1–3 mom. är tiden för väckande av talan två år efter utgången av det ka-lenderår då rätten till ersättning har uppstått eller kompensationsledighet borde ha getts eller två år efter att upphävandet av arbetsavtalet har verkställts eller ska anses ha verkställts enligt 9 kap. 4 § i arbetsavtalslagen32. Eventuella skadeståndsansvar kan motivera en längre förvaring av arbetsskifts-förteckningar. Enligt 11 kap. 55 § i lagen om kommunala tjänsteinnehavare är preskriptionstiden för en tjänsteinnehavares fordran 3 år och enligt AKTA kap. II § 19 mom. 2 är preskriptionstiden för arbetsgivarens fordran 3 år efter utgången av det kalenderår då fordran uppkom. Enligt 13 kap. 9 § 1 mom. i arbetsavtalsla-gen preskriberas en arbetstagares lönefordran fem år från förfallodagen, om inte preskriptionen avbryts före det33. När ett arbetsavtalsförhållande har upphört för-faller arbetstagarens fordran om talan inte väcks inom två år från det att anställ-ningen upphörde. ------------------------------------------------------------------ 30 I tidningen Kuntatyönantaja nr 6/2002 ingår en artikel om korta anställningar. 31 1 kap. 5 § i arbetsavtalslagen. Se även KA:s cirkulär 1/2005. 32 47 c § i den förra lagen om arbetsavtal (320/1970 och 595/1991). 33 Preskriptionstiden är densamma också för övriga fordringar som avses i arbetsavtalslagen. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx Promemoria
Om de bestämmelser i ett kollektivavtal som ligger till grund för arbetstagarens-fordran dock måste anses som uppenbart tolkbara, preskriberas fordran inom fem år från förfallodagen (13 kap. 9 § 1 mom. i arbetstidslagen). När förvaringsti-derna för dokumenten fastställs ska man beakta de lagar och andra bestämmel-ser som reglerar förvaringen. Exempelvis bestäms det i 8 § 2 mom. i arkivlagen34 att arkivbildaren, t.ex. en kommunal myndighet, ska bestämma förvaringstiderna och förvaringssätten för handlingar som inkommer och uppstår till följd av sköt-seln av uppgifterna och ha en arkivbildningsplan över dem. muistio1206-tyovuoroluettelon suunnittelu jaksotyossa r.docx

Source: http://www.kommunarbetsgivarna.fi/sv/avtal/akta/arbetstid/Documents/Planering%20av%20arbetsskiftsforteckning.pdf