Plan institucional de capacitaciÓn y formaciÓn la vega - cauca.doc

ALCALDÍA MUNICIP AL
DE LA VEGA – CAUCA
PLAN INSTITUCIONAL DE
CAP ACIT ACIÓN Y FORMACIÓN
“GESTIÓN HONESTIDAD Y COMPROMISO
SOCIAL”
2008 – 2011.
TABLA DE CONTENIDO
PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN. . 10 Reinducción (Decreto 1567 de 1998). . 10 CONTENIDO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN . 14 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN – PIC –
1. PRESENTACIÓN.
Con la expedición del Decreto 1567 de 1998 y de la Ley 909 de 2004, el legislador afirma el compromiso de las entidades del Estado por capacitar y formar a los empleados públicos en el desarrollo de sus capacidades, destrezas, habilidades, valores, y competencias laborales, con miras a fortalecer el desarrollo institucional y organizacional de las entidades públicas. Mediante el Plan Nacional de Capacitación y Formación, se orientará la formulación de los planes institucionales que deben elaborar las entidades públicas. El Plan tiene por objeto formular la política en materia de desarrollo del talento humano, señalar las prioridades que deberán atender las entidades públicas y establecer los mecanismos de coordinación, cooperación, asesoría, seguimiento y control necesarios. (Decreto 1567 de 1998). El Plan Institucional de Capacitación y Formación – PIC- de la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca, estará soportado, en la aplicación de los valores consagrados en la constitución política, que a su vez son propios de la función pública y que a la postre se convertirán en fundamentos básicos y esenciales, que deben ir dirigidos a mejorar el bienestar de los habitantes del Municipio. De igual manera, la Alcaldía Municipal, facilitará el cumplimiento de la normatividad que en materia de capacitación y formación del T alento Humano disponga la Ley. Estas actividades permitirán mejorar el bienestar de los servidores públicos y al mismo tiempo mejorarán la prestación del servicio, propendiendo siempre por el fortalecimiento de la gestión administrativa, desarrollo institucional y organizativo y para darle cumplimiento a las políticas públicas, programas, planes y proyectos planteados en el Plan de Desarrollo, Convivencia en la interculturalidad “para dejar huella” 2008- 2011. 2. INTRODUCCIÓN.
El desempeño eficaz, eficiente y efectivo de las instituciones depende fundamentalmente de aquellos recursos que les permiten cumplir sus objetivos y metas, ya sean humanos, financieros y físicos. T odas las instituciones tienen la responsabilidad de velar por sus recursos y en tal sentido el recurso humano desempeña un papel muy importante, pues precisamente los servidores públicos son los encargados de vigilar que los demás recursos sean utilizados adecuadamente y por ende son los que determinan el éxito del cumplimiento del objeto de las organizaciones. En este sentido, la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca, cuenta con objetivos institucionales que se deben alcanzar por medio de la ejecución de programas, planes y proyectos institucionales planificados por la entidad. El logro de tales objetivos se puede ver afectado por deficiencias en las competencias como la educación, formación y habilidades correspondientes al saber administrativo, por lo cual es de vital importancia capacitar al personal que hace parte de la Administración Municipal. De acuerdo a lo anterior, es de gran importancia que a los servidores públicos se les proporcione la atención necesaria para que desempeñen sus funciones de la mejor manera, ya que la capacitación es una técnica esencial para conseguir el desarrollo del talento humano. Por otra parte, el sistema de control interno se convierte en una herramienta esencial para la evaluación, seguimiento y mejoramiento de la gestión pública, puesto que permite a los organismos de dirección, verificar que todas las actividades y operaciones se lleven a cabo de acuerdo a las normas vigentes, en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. Por lo tanto, el desarrollo del T alento Humano es el elemento de control, que tomado como política institucional conlleva a la edificación de una planta de personal competente, idónea y capaz de proporcionar servicios que correspondan a las necesidades del Municipio; así como también para solucionar las dificultades que surjan en el entorno laboral y social de la entidad. Así, la capacitación se convierte en una herramienta esencial para la gestión y el desarrollo del talento humano, ya que proporciona a los servidores públicos la oportunidad de fortalecer sus competencias, habilidades y conocimientos. De ésta manera, los servidores públicos tendrán la capacidad de desempeñar con mayor eficacia y eficiencia las funciones que se les asignen y, por consiguiente mejorar el desarrollo organizativo e institucional de la Alcaldía Municipal. 3. OBJETIVO GENERAL.
Formular e implementar el Plan Institucional de Capacitación y Formación en la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca, con el fin de fortalecer las capacidades, conocimientos, habilidades y aptitudes de los empleados. 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
4.1. Diagnosticar las necesidades de capacitación y formación del personal administrativo de la Alcaldía Municipal. 4.2. Definir los objetivos del PIC del personal administrativo de la Alcaldía municipal de La Vega – Cauca. 4.3. Definir las estrategias de implementación del PIC de la Alcaldía municipal de La Vega – Cauca. 4.4. Diseñar la aplicación referente a la aplicación del PIC, con base en las áreas temáticas identificadas y al presupuesto. 4.5. Proponer los parámetros para efectuar el autocontrol, control, seguimiento y evaluación del PIC. 4.6. Socializar ante todo el personal de la Alcaldía Municipal el documento de trabajo para mejorarlo. 4.7. Velar por el cumplimiento de las metas y objetivos planificados en el Plan de Desarrollo Municipal. Convivencia en la interculturalidad “para dejar huella” 2008- 2011. 5. OBJETO:
Este procedimiento tiene por objeto establecer las líneas estratégicas de capacitación no formal e informal para los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca, lo cual les permitirá afianzar conocimientos, habilidades y destrezas en el área de desempeño, así como ejercer liderazgo y responder con prontitud y excelencia al servicio público. 6. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para todos los servidores públicos de la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca. T eniendo en cuenta que la capacitación es una herramienta que coadyuva a la consecución de resultados benéficos para la comunidad vegueña. 7. DEFINICIONES:
• Plan de Capacitación: Consiste en las acciones que se adelantan para el
logro de los objetivos institucionales en materia de capacitación orientados hacia el desarrollo profesional de los empleados y el mejoramiento en la prestación de los servicios. • Empleo Público: El empleo público es el núcleo básico de la estructura de la
función pública objeto de esta ley. Por empleo se entiende el conjunto de funciones, tareas y responsabilidades que se asignan a una persona y las competencias requeridas para llevarlas a cabo, con el propósito de satisfacer el cumplimiento de los planes de desarrollo y los fines del Estado. • Estrategias: Es la adaptación de los recursos y habilidades de la organización
al entorno cambiante, aprovechando sus oportunidades y evaluando los riesgos en función de objetivos y metas. T ambién se entiende como un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin. • Capacitación: Se entiende por capacitación el conjunto de procesos
organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a prolongar y a complementar la educación inicial mediante la generación de conocimientos, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la misión institucional, a la mejor prestación de servicios a la comunidad, al eficaz desempeño del cargo y al desarrollo personal integral. Esta definición comprende los procesos de formación, entendidos como aquellos que tienen por objeto específico desarrollar y fortalecer una ética del servicio público basada en los principios que rigen la función administrativa. (Decreto 1567 de 1998). • Competencias: se consideran como un conjunto de comportamientos
observables relacionados causalmente con un desempeño bueno o excelente en un trabajo y organización dados o en una situación personal/social determinada. Las competencias son un conjunto articulado y dinámico de conocimientos habilidades, actitudes y valores que toman parte activa en el desempeño responsable y eficaz de las actividades cotidianas que se desarrollan en un contexto determinado. • Formación: Se trata de la acción de formar o formarse. Se trata de un proceso
de formación cuya finalidad es un aprendizaje de mayor aplicabilidad y adecuación al puesto de trabajo, por lo que su método de trabajo recoge actividades de aplicación a fin de lograr la constante interacción entre las demandas del propio trabajo y los contenidos informativos impartidos. Tiene en cuenta todos los problemas del individuo. No sólo tratará de aumentar sus competencias, sino que además las adaptará a su proyecto concreto, en el que la formación acompañará a la realización. • Inducción: Es un proceso dirigido a iniciar al empleado en su integración a la
cultura organizacional durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. • Reinducción: Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura
organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos. T ambién se entiende por un conjunto coherente de políticas, programas, planes, proyectos, disposiciones legales y programas de bienestar que interactúan, con el propósito de elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar social de los servidores públicos de la Administración Municipal, en el desempeño de su labor y en el cumplimiento de la metas y objetivos planificados en el Plan de desarrollo y demás políticas públicas que se adelanten por la Alcaldía Municipal. 8. NORMATIVIDAD:
Circular Externa N° 100-004 del 26 de Abril de 2010, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP . Relacionada con las orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados públicos. Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que reglan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Resolución 415 de 2003. “Por la cual se actualiza el Plan Institucional de Capacitación y Formación de los Servidores Públicos”. Decreto 1567 de 1998. “Por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado”. Decreto 1572 de 1998. “Por el cual se reglamenta la Ley 443 de 1998 y el Decreto-ley 1567 de 1998”. Decreto 2504 de 1998. “Por el cual se modifican los artículos 2o., 4o., 12 (transitorio), 130, 131, 135, 149, 151, 154, 155 y 156 del Decreto 1572 de 1998”. 9. CONDICIONES GENERALES:
Reglas generales:
a. Formar servidores públicos competentes, que tengan capacidad de ejecución exitosa, agregando valor agregado a todos los productos, procesos y procedimientos que se adelanten por la Administración Municipal; b. Fortalecer los fundamentos para una gestión pública cada vez más honesta c. Garantizar una atención a la comunidad, a través de los valores y principios, soportes de la garantía del bienestar general de la comunidad vegueña. d. Incluir en el presupuesto los recursos necesarios para la ejecución de los planes estratégicos del Desarrollo del talento humano, de acuerdo con las normas aplicables en materia presupuestales y demás que así lo determinen y que a su vez garanticen el éxito del Plan Institucional de Capacitación y Formación de la Alcaldía. e. Involucrar a todos los funcionarios en los procesos de Gestión del T alento Humano que se adelanten por la Administración Municipal. f. Crear incentivos para los servidores públicos en aras de mejorar y fortalecer g. Establecer cada dos (2) años o menos, jornadas de Reinducción si los cambios generados tanto interna como externamente lo ameritan. a. Participar en la identificación de las necesidades de capacitación de su proceso, procedimiento o equipo de trabajo. b. Participar en todas las actividades que se programen en el Plan Institucional de capacitación y Formación – PIC-, de las jornadas de bienestar social, y de los incentivos conforme a sus funciones, obligaciones y derechos. c. Aplicar los conocimientos y las habilidades adquiridas con el fin de mejorar el desarrollo interno de los procesos adelantados por la administración y con el propósito de mejorar la atención a la comunidad vegueña. d. Participar activamente en la evaluación de los planes y programas estratégicos de la Alcaldía Municipal. e. Proponer acciones de mejoramiento dentro de los planes y programas Puntos de Control.
RIESGO: Elaborar y ejecutar un Plan Institucional de Capacitación y Formación
que no corresponda adecuadamente a las necesidades y expectativas de los
Servidores Públicos.
CONTROL: Estructuración del Plan Institucional de Capacitación y Formación,
basado en un diagnóstico profesional elaborado por un experto y con la debida
colaboración de todo el personal que labora en la entidad y, que a su vez
contenga datos estadísticos, estudios, encuestas, entrevistas, aplicación de
instructivos sólidos y coherente con las características de la administración, y
demás documentos que coadyuven a identificar y soportar las necesidades y
expectativas de los servidores públicos.
RIESGO: Parcialización de los recursos del Plan Institucional de Capacitación y
Formación hacia solo un grupo de Servidores Públicos de la Alcaldía Municipal.
CONTROLES: La elaboración e implementación del Plan Institucional de
Capacitación
interdisciplinariedad de los servidores públicos de la entidad, consultando las necesidades de cada una de las dependencias, procesos y procedimientos que se adelantan por la administración Municipal, sin enfocarse hacia la atención de un solo proceso como tal. RIESGO: Crear estímulos e incentivos para un grupo mínimo de servidores
Públicos.
CONTROL: Adoptar parámetros de evaluación y seguimiento a la ejecución del
programa de bienestar, con el fin de garantizar la integralidad en la ejecución del
Plan Institucional de Capacitación y Formación.
10. PROGRAMA DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN.
Según el Decreto 1567 de 1998. Los planes institucionales de cada entidad deben incluir obligatoriamente programas de inducción y de Reinducción, los cuales se definen como procesos de formación y capacitación dirigidos a facilitar y a fortalecer la integración del empleado a la cultura organizacional, a desarrollar en éste habilidades gerenciales y de servicio público y suministrarle información necesaria para el mejor conocimiento de la función pública y de la entidad, estimulando el aprendizaje y el desarrollo individual y organizacional, en un contexto metodológico flexible, integral, práctico y participativo. 10.1. Inducción (Decreto 1567 de 1998).
Es el proceso dirigido al empleado público en su integración a la cultura organizacional, durante los cuatro meses siguientes a su vinculación. El aprovechamiento de la inducción por el empleado vinculado en periodo de prueba, deberá ser tenido en cuenta en la evaluación de dicho periodo. Objetivos del proceso de Inducción: a. Iniciar su integración al sistema deseado por la entidad, así como el fortalecimiento de su formación ética. b. Familiarizarlo con el servicio público, con la organización y con las c. Instruirlo acerca de la misión de la entidad y de las funciones de su dependencia, al igual que sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos. d. Informarlo acerca de las normas y las decisiones tendientes a prevenir y a reprimir la corrupción, así como sobre las inhabilidades e incompatibilidades relativas a los servidores públicos. e. Crear identidad y sentido de pertenencia respecto de la entidad. 10.2. Reinducción (Decreto 1567 de 1998).
Está dirigido a reorientar la integración del empleado a la cultura organizacional en virtud de los cambios producidos en cualquiera de los asuntos a los cuales se refieren sus objetivos, que más adelante se señalan. Los programas de reinducción se impartirán a todos los empleados por lo menos cada dos años, o antes, en el momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un proceso de actualizaciones acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las que regulan la moral administrativa. Sus objetivos específicos son los siguientes: a. Enterar a los empleados acerca de reformas en la organización del Estado b. Informar a los empleados sobre la reorientación de la misión institucional, lo mismo que sobre los cambios en las funciones de las dependencias y de su puesto de trabajo. c. Ajustar el proceso de integración del empleado al sistema de valores deseado por la organización y afianzar su formación ética. d. Fortalecer el sentido de pertenencia e identidad de los empleados con e. A través de procesos de actualización, poner en conocimiento de los empleados las normas y las decisiones para la prevención y supresión de la corrupción, así como informarlos de las modificaciones en materia de inhabilidades e incompatibilidades de los servicios públicos. f. Informar a los empleados acerca de nuevas disposiciones en materia de El presente Plan Institucional de Capacitación y Formación, se constituye en la guía y en la bitácora fundamental para adelantar todos los procesos que se adelanten en materia de capacitación del talento Humano en la Alcaldía Municipal. 11. AREAS CLAVES DE CAPACITACIÓN.
AREA GENERAL
AREA MISIONAL
1. SISTEMAS
1. FUNCIÓN PÚBLICA
Dotación de equipos nuevos para cada Servidores Públicos de la Alcaldía una de las dependencias. T ecnologías de la Información y la Gerencia de Proyectos Comunicación. Impartir conocimientos básicos sobre el Procesos Administrativos manejo de programas (Excel, Word, etc). 2. ADMINISTRATIVA
Normas y leyes concernientes a la Administración Pública en Colombia y demás que incluyan aspectos con el servicio público. 2. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
Generalidades de la Administración Pública Derechos, deberes y responsabilidades Finanzas Públicas de los servidores públicos. 3. PSICOLOGÍA.
Control Interno, Disciplinario y Contable Derecho administrativo, policivo, penal, etc. Elementos y herramientas que se fundamentan en aspectos relacionados con la modernización del Estado. El Plan Institucional de Capacitación y Formación estará orientado al desarrollo de las competencias laborales necesarias para mejorar la eficiencia y la eficacia en el desempeño de todas las funciones adelantadas por los servidores públicos y que a su vez correspondan con la implementación de los principios de la función administrativa y por ende satisfacer al máximo las necesidades internas manifestadas en la mejora de la cultura y clima organizacional, así como también brindarle un mejor servicio a los habitantes del Municipio. 12. CONTENIDO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN
ACTIVIDAD (QUÉ)
RESPONSABLE (QUIÉN)
TAREAS (CÓMO)
situaciones a mejorar en encargado de la oficina de institucionales mediante la aplicación de instructivos las dependencias de la Control la Responsables de liderar los información y de otras recomendaciones que puedan aplicación de procesos de procesos y procedimientos ser de interés para el diagnóstico institucional. aprendizaje. Plan Encargado de la oficina de Formular el PIC de acuerdo con el análisis de institucionales, así como la consolidación de la capacitación que remiten los jefes de dependencias, referidas procedimientos, incluyendo el nombre del evento, objetivo, problemas o necesidades que se desean suplir con el PIC, entre otros. Adicionalmente las recomendaciones que haga la oficina de personal, control interno o quien haga sus veces y la de planeación, las evaluaciones de capacitaciones, las evaluaciones de desempeño y de los acuerdos de la gestión, entre otros y demás lineamientos que establezca la administración. Para el caso de las dependencias que solicitan apoyo para realizar capacitaciones con otras entidades, deben pasar el pliego de peticiones para incorporarlo en el presupuesto de cada año fiscal. Plan Alcalde Municipal/ Oficina Una vez aprobado el PIC, se adoptará mediante acto Plan Secretario de Gobierno / Divulgación del PIC, a través de reuniones, jornadas Control de sensibilización, capacitaciones, en la web de la Alcaldía, en cartelera pública, entre otras. Ejecutar y desarrollar el Secretario de Gobierno / Ejecutar y desarrollar los programas de capacitación, Plan T alento/ tales como inducción, reinducción, misionales, y de Control gestión, en las modalidades presenciales, virtuales, formales o no formales, y que estén incluidas en el diagnóstico de necesidades de la entidad, siguiendo los lineamientos establecidos por la reglamentación existente. Todo ello reposará en una base datos que registrará las actividades realizadas, los temas, el personal capacitado y demás eventos que se realicen en la Alcaldía Municipal. Para el caso de la inducción y de la reinducción, se realizarán inducciones personalizadas e institucionales de acuerdo con lo establecido en el PIC. Se participará en capacitaciones virtuales que coadyuvarán Y se realizará seguimiento continuo al PIC de acuerdo a su programación. Control Evaluar mediante encuesta las actividades de capacitación y elaborar el respectivo informe. Para lo cual se tendrán en cuenta las siguientes variables: 1. Evaluación de la capacitación correspondiente a la participación de los servidores públicos frente a la acción formativa e integral, que fue previamente establecida en el PIC. 2. Evaluación del aprendizaje. Se evaluá la situación Inicial y la actual, con relación al cambio o percepciones de los servidores públicos con relación al grado de impacto que han tenido las capacitaciones recibidas. Para este caso se tienen en cuenta las actitudes, los conocimientos, las habilidades y destrezas que son consecuencia de las actividades de acción formativa implementadas en la entidad. 3. Evaluación de transferencia. Grado en que se han producido cambios en la conducta de los servidores públicos, como consecuencia de su asistencia a la acción formativa, y si el conocimiento debidamente se trasladó al lugar de 4. Para el informe anual del PIC, se tendrá en cuenta las evaluaciones y las recomendaciones hechas por los jefes de cada dependencia y de la oficina de talento humano o quien haga sus veces. Ello con el fin de obtener mayor articulación con el desarrollo de las actividades realizadas en cada puesto de trabajo, las recomendaciones y demás elementos que puedan servir para realizar un informe que incorpore los resultados y las acciones de mejora que se deben incorporar, en las actualizaciones que se le hagan al PIC para la próxima vigencia. Incorporación de cambios Secretario de Gobierno / Para la inscripción de los cambios y reajustes que se al Plan Institucional de Encargado talento le harán al PIC, se tendrán en cuenta las siguientes Humano / Coordinador de variables: Control Interno. 1. Cambios en las denominaciones de los cargos. 2. Cambios en los procedimientos o Alcance. 3. Cambios o reajustes que se hagan con relación a normas o leyes que se expidan con relación al PIC. 4. Incorporación de situaciones de mejora, propuestas de mejoramiento, encontradas en los diagnósticos aplicados periódicamente. 13. PUNTOS DE CONTROL.
No. NOMBRE DE LA ACTIVIDAD.
MÉTODO DE
FRECUENCIA
RESPONSABLE
REGISTRO
Institucional de Capacitación y seguimiento a las cumplan con las expectativas de los usuarios y de la Alcaldía Municipal. 14. BIBLIOGRAFÍA
Plan Institucional de Capacitación y Formación de la Alcaldía Municipal de La Vega – Cauca. Manual de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Circular Externa N° 100-004 del 26 de Abril de 2010, expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP . Relacionada con las orientaciones en materia de capacitación y formación de los empleados públicos. Ley 909 de 2004. Por la cual se expiden normas que reglan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Resolución 415 de 2003. “Por la cual se actualiza el Plan Institucional de Capacitación y Formación de los Servidores Públicos”. Decreto 1567 de 1998. “Por el cual se crea el sistema nacional de capacitación y el sistema de estímulos para los empleados del Estado”. Decreto 1572 de 1998. “Por el cual se reglamenta la Ley 443 de 1998 y el Decreto-ley 1567 de 1998”. Decreto 2504 de 1998. “Por el cual se modifican los artículos 2o., 4o., 12 (transitorio), 130, 131, 135, 149, 151, 154, 155 y 156 del Decreto 1572 de 1998”. Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Jorge Octavio Guzmán G. Luis Alfredo Molano. M. Coordinador de Control Secretario de Gobierno

Source: http://lavega-cauca.gov.co/apc-aa-files/64343461333461373936656662363565/PLAN_INSTITUCIONAL_DE_CAPACITACI_N_Y_FORMACI_N__LA_VEGA___CAUCA..pdf